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トップ  >  使い方  >  外商管理を行う(外商ライセンス)

この順序で登録を進めていくと、スムーズに使用開始するとこができます。

使用開始までに行うこと (店名書式以外はメニューボックス)

<基本情報>

  1. ユーザー登録(ツールタブ)

    書店名、メイン取次、メールアドレスなどの登録
     

  2. 取次元帳(商管タブ)

    サブ取次を使う場合、取次コード=2の設定をおこないます。(取次コード=1はユーザー登録で行います)
     

  3. 基本設定(ツールタブ)

    納品書、請求書、値引、消費税計算など、基本的な設定を行います。
     

  4. メール設定(客注タブ)

    入荷案内メールを送信する場合
     

  5. 担当者(ツールタブ)

    配達や集金担当者名、入金種別の登録を行います。
     

  6. 店名書式(メニューバーの外商・予約)

    納品書・請求書に印刷する店名書式(最大3通り)の設定

<顧客データの登録>
 

  1. 掛率(顧客タブ)

    卸販売など、定率で値引販売する顧客がある場合は、その値引率を登録します。
     

  2. 請求グループ(顧客タブ)

    請求書の締切日の登録を行います。
     

  3. 顧客種別(顧客タブ)

    売掛処理をしない「現金扱い」や卸業務のできる「卸扱い」と、一般の「売掛扱い」の区分の設定を行います。
     

  4. 地区(顧客タブ)

    配達先の地区の登録を行います。
     

  5. 顧客元帳(顧客タブ)

    顧客名の登録を行います。

<雑誌データの登録>

  1. 雑誌元帳(商管タブ)

    主な雑誌は登録されていますが、地域誌や最近の創刊誌・雑誌コードの変わった雑誌の登録を行います。

<予約データの登録>

  1. 予約雑誌予約顧客(顧客タブ)

    予約データは雑誌コードからと顧客コードからのどちらからでも可能です。まとめられている予約台帳によりどちらかで行なってください。

テスト使用する(楽本外商を使って)

<雑誌入荷> (外商タブ)

  • 実動作を前にして、テスト稼動を行なって、問題点がないかを確認しましょう。
  • 実際に取次からの送品案内や納品書を元に入力を行なってみてください。詳細は→雑誌入荷
  • 取次から事前にFAXやオンラインで納品数が知らせれている場合は、納品数も入力が出来ますが、そうでない場合で、事前に納品書を作成する場合は、納品数を0で入力します。また、基本設定→定期雑誌で納品数を入力しないようにも設定できます。
  • 取次Webサービスやデータ交換サービスを利用して、入荷データを取り込むこともできます。(商管ライセンスが必要)

<定期納品書> (外商タブ)

  • 雑誌入荷で登録したデータを元に発行日を指定して納品書を発行します。「次へ進む」ボタンを押した後は、後戻りできませんので注意してください。詳細は→定期納品書
  • 顧客種別で「卸扱い」の顧客があれば、過去の実績表を元に納品数を調整できます。
  • 帳票を印刷出来ます。必要な帳票にチェックし、「印刷ボタン」を押します。
  • 最後に納品書を印刷します。顧客種別での設定どおりに印刷する場合は「規定の用紙」、「ここで選択」を押せば様式を変更できます。

<注文納品書> (外商タブ)

  • 定期伝票と同様に、その他の納品データも入力しておけば、いっしょに請求書が発行されます。定期伝票以外の納品処理はすべて「注文納品書」で行います。詳細は→注文納品書
  • 伝票日付を設定後に顧客コードをを入力します。伝票日付は先付の日付でもできます。

<入金入力> (外商タブ)

  • 入金処理は請求書を発行するための元のデータになり大切な処理です。往々にして入金処理を忘れることも多いようですので、入金処理のチェック体制を決めて、入力漏れや、二重入力のないように気をつける必要があります。
  • 入力方法は顧客コードをひとりづつ入力する方法のほかに、「一斉入金」ボタンを押し、地区、担当者、締日により呼び出す方法もできます。また、メニュータイプが「上級」の場合、伝票記録で入力された個々の伝票の入金額から呼び出す方法もあります。
  • 入金データの印刷方法には、この画面で「印刷」ボタンを押し入力ごとに印刷する方法と、入金一覧表でまとめて印刷する方法があります。 

<納品や入金データを確認する>

  • 入力された納品や入金データを確認するのには、納品一覧で行います。
  • 顧客コード欄に、調べたい顧客コードか顧客のかなを入力します。かなを入力した時は検索画面が開き、その中で該当の顧客をクリックします。
  • 現在の残高と、前回の請求残高は上部の「現在残高」「前月残」欄を見ます。明細欄の下の合計は表示分の合計ですので、間違えないようにしてください。
  • 「入金明細」ボタンを押すと、入金データが表示されます。
  • 「各種伝票」ボタンを押して進めると、納品したデータを自由に編集して、納品書・見積書・請求書などを作成することができます。

<締め日指定請求書> (外商タブ)

  • 請求書は締日を指定して行ないます。締日グループを選択後に締切日付を決定します。通常は25日締の場合、締日グループを25を選ぶと、当月の25日が締切日付になるので、締切日付の変更の必要ありませんが、次のような場合に変更します。
    • 平月は25日だが、12月だけは20日にしたいとき
    • 月2回〆で行なっていて、締日グループ25は10日と25日と決めている場合
  • 請求書、請求書控え、集金一覧表、領収書などを印刷した後に「更新」ボタンを押して確定します。

実際の業務で使用する前に・・・テスト使用で登録した売掛データを削除します

<売掛データを初期化> (ツールタブ「基本設定」の全般タブ「普段使用しないメニューを表示」をクリックしてから、メニューバーの外商・売掛)

  • テスト使用した場合は、実務使用開始前に売掛データ初期化を行なって、納品と入金データを削除し、顧客元帳の売掛残等のデータをゼロに戻します。

<初期繰越額を入力> (ツールタブ「基本設定」の全般タブ「普段使用しないメニューを表示」をクリックしてから、メニューバーの外商・売掛)

  • 顧客件数が少ない時
    顧客元帳処理で登録。使用開始時の繰越額を税込で入力してください。(基本設定:顧客元帳の「顧客元帳で、前月残と現残高を変更可能とする」をチェックしないと出来ません。)
  • 顧客元帳の締日が1回だけの時
    締日までに、いままでのシステムで請求書を作成して、残高を初期繰越額入力で入力します。この処理は次回の請求書作成までにすればいいですが、出来るだけ早期の処理をお勧めします。また納品書や入金・調整処理の日付は必ず締日以降に設定してください。
  • 締日が2回以上の時
    切替日を決めて、いままでのシステムでその日での精算を行い、その繰越額を楽本外商に引き継ぎます。この場合は締日によっては2枚の請求書を顧客に渡すことになりますが、以降は簡単になります。
     

いよいよ実使用開始!

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